Databasen Hitta Kliniska Studier (HiKS)

Lif tillhandahåller informationstjänsten HiKS – Hitta Kliniska Studier på uppdrag av anslutna företag och organisationer (nedan sponsorer). I samband med det behandlar Lif personuppgifter i egenskap av personuppgiftsbiträde till de anslutna sponsorerna. I vissa avseenden behandlar även Lif personuppgifter som personuppgiftsansvarig kopplat till HiKS. Detta anges nedan i förhållande till respektive ändamål för vilket Lif behandlar personuppgifter.

Dina personuppgifter samlas in från dig själv, din arbetsgivare eller uppdragsgivare, andra externa personer (t.ex. i samband med kommunikation).

NÄR OCH VARFÖR BEHANDLAR VI PERSONUPPGIFTER?

Hantera tjänsten Hitta Kliniska Studier (HiKS)

Administratör (Företagsadministratör och Studieadministratör)

Lif behandlar på uppdrag av berörda sponsorer personuppgifter om sponsorns administratörer i samband med tillhandahållande av HiKS-tjänsten, t.ex. för att hantera administratörskonton och för att göra informationsutskick om tjänsten.

Uppgifter

• Namn
• Organisatoriska uppgifter
• Kontaktuppgifter
• Användarnamn

Laglig grund

Berättigat intresse. Behandlingen är nödvändig för att tillgodose berörda sponsorers och Lifs berättigade intresse av att hantera tjänsten.

Bevarandetid

Personuppgifter bevaras som utgångspunkt till dess att användarkontot inaktiveras. Användarnamn och namn bevaras dock tillsvidare för att tillgodose berörda sponsorers och Lifs berättigade intresse av att säkerställa spårbarhet.

Kontaktperson inom hälso- och sjukvården för Klinisk Studie

Lif behandlar på uppdrag av berörda sponsorer personuppgifter om de medarbetare inom hälso- och sjukvården som Sponsor har angivit som kontaktpersoner för Kliniska Studier, i regel en forskningssjuksköterska eller ko-ordinator.

Uppgifter

• Namn
• Organisatoriska uppgifter
• Kontaktuppgifter

Laglig grund

Samtycke

Berörda sponsorers har inhämtat samtycke för behandlingen.

Bevarandetid

Personuppgifter bevaras för detta syfte till dess att sponsor meddelar annat eller att tjänsteavtalet upphör.

Användare

Lif behandlar på uppdrag av berörda sponsorer personuppgifter om användare som användare lämnar till Lif vid beställning av tjänst, t.ex. för att prenumerera på information om valda studier.

Uppgifter

• Kontaktuppgifter
• Platsinformation (endast om användaren godkänner det i sin enhet)

Laglig grund

Berättigat intresse. Behandlingen är nödvändig för att tillgodose berörda sponsorers och Lifs berättigade intresse av att hantera tjänsten.

Bevarandetid

Personuppgifter bevaras endast för den tid som krävs för att leverera efterfrågad tjänst.

Hantera förfrågningar

Avsändare

Lif behandlar på uppdrag av berörda sponsorer avsändares personuppgifter för att hantera förfrågningar som rör HiKS.

Uppgifter

• Namn
• Organisatoriska uppgifter
• Kontaktuppgifter
• Förfrågan

Laglig grund

Berättigat intresse. Behandlingen är nödvändig för att tillgodose berörda sponsorers och Lifs berättigade intresse av att hantera förfrågningar som rör HiKS.

Bevarandetid

Personuppgifter bevaras normalt under en period om 12 månader räknat från tidpunkten för förfrågan för detta syfte eller den längre tid som är nödvändig för att hantera förfrågan.

Hantera incidenter

Berörda personer

Vid en eventuell incident kopplat till användningen av HiKS behandlar Lif personuppgifter om berörda personer för att hantera incidenten, t.ex. för att identifiera om händelsen utgör en incident och i sådant fall för att utreda incidenten och vidta lämpliga åtgärder till följd av incidenten.

Uppgifter

• Namn
• Kontaktuppgifter
• Incidentuppgifter
• Kommunikation

Laglig grund

Berättigat intresse. Behandlingen är nödvändig för att tillgodose Lifs berättigade intresse av att hantera incidenter kopplat till användningen av HiKS.

Bevarandetid

Personuppgifter bevaras under den tid som är nödvändig för att hantera incidenten i sig, och för en tid om 12 månader därefter för att sammanställa rapport på en övergripande nivå.

Genomföra enkätundersökningar

HiKS Adminstratörer

För att genomföra enkätundersökningar om HiKS behandlar Lif på uppdrag av berörda sponsorer personuppgifter om HiKS-administratörer.

Uppgifter

• Namn
• Organisatoriska uppgifter
• Kontaktuppgifter

Användarnamn

Laglig grund

Berättigat intresse. Behandlingen är nödvändig för att tillgodose berörda sponsorers och Lifs berättigade intresse av att genomföra enkätundersökningar om HiKS.

Bevarandetid

Personuppgifter bevaras under den tid som undersökningen genomförs och normalt för en period om tre (3) månader för att sammanställa rapporter. Rapporter på övergripande nivå som inte innehåller några personuppgifter och statistik sparas tillsvidare eller till dess att de raderas.

Följa upp och utvärdera användningen av HiKS

Användare

För att följa upp och utvärdera användningen av HiKS behandlar Lif på uppdrag av berörda sponsorer personuppgifter om användare av HiKS i samband med insamling av besöks- och användningsstatistik.

För behandlingen av dina personuppgifter för detta syfte har Lif och berörda sponsorer ett delat personuppgiftsansvar (dvs. var för sig).

Uppgifter

• Klient-ID.

Laglig grund

Berättigat intresse. Behandlingen är nödvändig för att tillgodose berörda sponsorers och Lifs berättigade intresse av att följa upp och utvärdera användningen av HiKS.

Bevarandetid

Personuppgifter bevaras endast under sådan tid som är nödvändig för att avidentifiera dem. Rapporter på övergripande nivå som inte innehåller några personuppgifter och statistik bevaras tillsvidare eller till dess att de raderas.

Hantera anslutna sponsorer

Kontaktperson hos ansluten sponsor

Lif behandlar personuppgifter om kontaktpersoner på anslutna sponsorer för att hantera förhållandet till de anslutna sponsorerna, till exempel hantera avtal och kommunicera med kontaktpersonerna i samma syfte. Lif är personuppgiftsansvarig för behandlingen av kontaktpersonernas personuppgifter för detta syfte.

Uppgifter

• Namn
• Organisatoriska uppgifter
• Kontaktuppgifter

Laglig grund

Berättigat intresse. Behandlingen är nödvändig för att tillgodose Lifs berättigade intresse av att hantera förhållandet till företagen.

Bevarandetid

Personuppgifter bevaras till dess att anslutet företag anmäler ny kontaktperson och för en tid om tio (10) år räknat från tidpunkten då ny kontaktperson anmälts eller företaget upphört att vara ett anslutet företag (beroende på vilken tidpunkt som inträffar först) för att tillgodose Lifs berättigade intresse av att hantera och bemöta eventuella rättsliga krav. Personuppgifter i bokföringsmaterial bevaras för en tid om sju (7) år räknat från utgången av det kalenderår då relevant räkenskapsår avslutades för att uppfylla rättsliga skyldigheter (bokförings- och redovisningskrav i bokföringslagen (1999:1078)).

Utveckla system och tjänster

För att utveckla de system och tjänster som används för att tillhandahålla HiKS och för att hantera förbättringsförslag och synpunkter för samma syfte behandlar Lif personuppgifter om de kategorier av individer vars personuppgifter behandlas i samband med tillhandahållande av tjänsterna, se ovan. För behandlingen av dina personuppgifter för detta syfte har Lif och berörda sponsorer ett delat personuppgiftsansvar (dvs. var för sig).

Uppgifter

Samtliga uppgifter som anges ovan.

Laglig grund

Berättigat intresse. Behandlingen är nödvändig för att tillgodose berörda företags och Lifs berättigade intresse av att utveckla systemen och tjänsterna som används för att tillhandahålla Hiks och för att hantera förbättringsförslag och synpunkter på Hiks för samma syfte.

Bevarandetid

Personuppgifter bevaras under den tid som är nödvändig för att hantera förbättringsförslag, genomföra avidentifiering av uppgifter, testa funktionalitet eller genomföra verifiering av rättningar.

Uppfylla rättsliga skyldigheter

Lif behandlar personuppgifter, när det är nödvändigt, för att uppfylla rättsliga skyldigheter, t.ex. bokförings- och redovisningskrav, skyldigheter enligt dataskyddslagstiftningen).

Uppgifter

Samtliga uppgifter som samlats in och som är nödvändiga för att uppfylla respektive rättslig skyldighet.

Laglig grund

Rättslig förpliktelse. Behandlingen är nödvändig för att uppfylla rättsliga förpliktelser.

Bevarandetid

Personuppgifter bevaras under den tid som är nödvändig för att vi ska uppfylla respektive rättslig skyldighet. Personuppgifter i bokföringsmaterial bevaras för en tid om sju (7) år räknat från utgången av det kalenderår då relevant räkenskapsår avslutades för att uppfylla rättsliga skyldigheter (bokförings- och redovisningskrav i bokföringslagen (1999:1078)).

Hantera och bemöta rättsliga krav

För att hantera och bemöta rättsliga krav, t.ex. i samband med en tvist eller en rättsprocess, behandlar Lif, när det är nödvändigt, personuppgifter om berörda personer.

Uppgifter

Samtliga uppgifter som är nödvändiga för att hantera och bemöta det rättsliga kravet.

Laglig grund

Berättigat intresse. Behandlingen är nödvändig för att tillgodose berörda företags och Lifs berättigade intresse av att hantera och bemöta rättsliga krav, t.ex. vid en tvist och rättsprocesser.

Bevarandetid

Personuppgifter bevaras under den tid som är nödvändig för att hantera och bemöta det rättsliga kravet.

MOTTAGARE SOM PERSONUPPGIFTER DELAS MED

När det är nödvändigt delar Lif på uppdrag av berörda sponsorer dina personuppgifter med olika mottagare.

Tjänsteleverantörer

För att uppfylla ändamålen med behandlingen av personuppgifter delar Lif personuppgifter med tjänsteleverantörer som Lif har anlitat. Dessa tjänsteleverantörer tillhandahåller olika tjänster till Lif, t.ex. IT-tjänster (såsom drift, teknisk support och underhåll av IT-systemen), kommunikations- och tryckeritjänster. Tjänsteleverantörerna får endast behandla personuppgifter för dessa syften och inte för några egna ändamål. De är även skyldiga att skydda personuppgifter i samma utsträckning som Lif.

Övriga mottagare

I vissa fall kan Lif, om det är nödvändigt, dela personuppgifter med andra mottagare för vissa ändamål (t.ex. för att uppfylla rättsliga skyldigheter eller för att hantera och bemöta rättsliga krav). Exempel på dessa mottagare är externa rådgivare, myndigheter, domstol, polisen och potentiella köpare eller säljare

Mottagare: Myndigheter

Syfte: Vi kan lämna nödvändig information till myndigheter om vi är skyldiga enligt lag att göra det.

Laglig grund för överföringen: Rättslig förpliktelse. Behandlingen är nödvändig för att uppfylla rättsliga förpliktelser.

 

Mottagare: Externa rådgivare

Syfte: Vi kan lämna nödvändig information till externa rådgivare, t.ex. revisionsbyråer, advokatbyråer eller andra juristbyråer om vi är skyldiga enligt lag att göra det eller för att hantera eller bemöta rättsliga krav.

Laglig grund för överföringen: Rättslig förpliktelse och berättigat intresse. Behandlingen är nödvändig för att uppfylla rättsliga förpliktelser alternativt tillgodose vårt berättigade intresse av att hantera och bemöta rättsliga krav.

 

Mottagare: Domstol, motparter etc.

Syfte: För att hantera och bemöta rättsliga krav kan vi överföra uppgifter till andra parter.

Laglig grund för överföringen: Berättigat intresse. Behandlingen är nödvändig för att tillgodose vårt berättigade intresse av att hantera och bemöta rättsliga krav.

 

Mottagare: Rättsvårdande myndigheter, t.ex. Polisen

Syfte: Vi kan dela personuppgifter med rättsvårdande myndigheter, t.ex. polisen om vi är skyldiga enligt lag att göra det.

Laglig grund för överföringen: Rättslig förpliktelse. Behandlingen är nödvändig för att uppfylla våra rättsliga förpliktelser.

 

Mottagare: Potentiella köpare och säljare

Syfte: Vi kan komma att dela information med potentiella köpare och säljare om vi skulle sälja hela eller delar av verksamheten eller vid en sammanslagning.

Laglig grund för överföringen: Berättigat intresse. Behandlingen är nödvändig för att tillgodose vårt berättigade intresse av att genomföra avyttringen eller sammanslagningen.