City Life

Lifs konferensanläggning City Life är en mötesplats för konferenser och möten för alla som arbetar med Life Science-frågor. I samband med konferens- och mötesbokningar behandlar Lif personuppgifter.

Dina personuppgifter samlas in från dig själv, din uppdragsgivare eller arbetsgivare eller från andra externa personer som lämnar dina uppgifter till oss.

NÄR OCH VARFÖR BEHANDLAR VI PERSONUPPGIFTER?

Hantera konferens- och mötesbokningar

Lif behandlar personuppgifter för att hantera konferens- och mötesbokningar, t.ex. registrera bokningen i bokningssystemet, administrera fakturor och betalningar och för att kommunicera angående bokningen inklusive att skicka bokningsbekräftelser.

Kategorier av personuppgifter

• Betalningsuppgifter, t.ex. belopp
• Bokningsuppgifter, t.ex. bokningsnummer och bokad lokal
• Identitetsuppgifter, t.ex. namn
• Kommunikation, t.ex. innehåll i e-postmed-delande
• Kontaktuppgifter, t.ex. e-postadress
• Organisatorisk information, t.ex. titel och upp¬gift om arbetsgivare eller uppdragsgivare

Laglig grund

Berättigat intresse. Behandlingen är nödvändig för att tillgodose vårt berättigade intresse av att hantera konferens- och mötesbokningar.

Bevarandetid

Personuppgifter bevaras för detta syfte till dess att konferensen eller mötet har genomförts, samt för en tid om tio (10) år därefter för att tillgodose vårt berättigade intresse av att hantera och bemöta rättsliga krav och den ytterligare tid som är nödvändig för att hantera kravet. Personuppgifter i bokföringsmaterial bevaras för en tid om sju (7) år räknat från utgången av det kalenderår då relevant räkenskapsår avslutades för att uppfylla rättsliga skyldigheter (bokförings- och redovisningskrav i bokföringslagen (1999:1078)).

Lämnande av erbjudanden

Lif behandlar personuppgifter i syfte att lämna erbjudanden om konferens- och mötestjänster som City Life erbjuder.

Kategorier av personuppgifter

• Bokningsuppgifter, t.ex. bokningsnummer och bokad lokal
• Identitetsuppgifter, t.ex. namn
• Kontaktuppgifter, t.ex. e-postadress

Laglig grund

Berättigat intresse. Behandlingen är nödvändig för att tillgodose vårt berättigade intresse av att lämna erbjudanden om konferens- och mötestjänster som City Life erbjuder.

Bevarandetid
Personuppgifter bevaras för detta syfte under kundförhållandet och för en tid om 12 månader därefter för samma syfte.

Utvärdera och följa upp verksamheten

Lif behandlar personuppgifter för att utvärdera och följa upp verksamheten i City Life, t.ex. för att ta fram statistik över antalet bokningar.

Kategorier av personuppgifter

• Betalningsuppgifter, t.ex. belopp
• Bokningsuppgifter, t.ex. bokningsnummer och bokad lokal
• Identitetsuppgifter, t.ex. namn

Laglig grund

Berättigat intresse. Behandlingen är nödvändig för att tillgodose vårt berättigade intresse av att utvärdera och följa upp verksamheten.

Bevarandetid

Rapporter på övergripande nivå som inte innehåller några personuppgifter och statistik sparas tillsvidare eller till dess att de raderas.

Hantera och bemöta rättsliga krav

Lif behandlar personuppgifter i syfte att hantera och bemöta rättsliga krav, t.ex. i samband med en tvist eller en rättsprocess.

Uppgifter

Samtliga uppgifter som är nödvändiga för att hantera och bemöta det rättsliga kravet.

Laglig grund

Berättigat intresse. Behandlingen är nödvändig för att tillgodose Lifs berättigade intresse av att hantera och bemöta rättsliga krav, t.ex. vid en tvist och rättsprocesser.

Bevarandetid

Personuppgifter bevaras under den tid som är nödvändig för att hantera och bemöta det rättsliga kravet.

Uppfylla rättsliga skyldigheter

Lif behandlar personuppgifter om kontaktpersoner till medlemsföretag i syfte att uppfylla rättsliga skyldigheter som gäller för Lif, t.ex. bokförings- och redovisningskrav och skyldigheter enligt dataskyddslagstiftningen.

Uppgifter

Samtliga uppgifter som samlats in och som är nöd-vändiga för att uppfylla respektive rättslig skyldighet.

Laglig grund

Rättslig förpliktelse. Behandlingen är nödvändig för att uppfylla rättsliga förpliktelser som gäller för Lif.

Bevarandetid

Personuppgifter bevaras för den tid som är nödvändig för att Lif ska kunna uppfylla de rättsliga förpliktelser som gäller för Lif.

Hantera och skydda system och tjänster

För att hantera och skydda Lifs IT-system och -tjänster, t.ex. vid loggning, felsökning, säkerhetskopiering, förändrings- och problemhantering i system och i samband med eventuella IT-incidenter, behandlar Lif, om det är nödvändigt, personuppgifter.

Uppgifter

Samtliga uppgifter som anges ovan.

Laglig grund

Berättigat intresse. Behandlingen är nödvändig för att tillgodose berörda Lifs berättigade intresse av att hantera och skydda sina IT-system och -tjänster.

Bevarandetid

Dina personuppgifter bevaras under samma period som anges i förhållande till respektive ovan angivet ändamål med behandlingen ovan av dina personuppgifter ovan. Personuppgifter i loggar bevaras för felsökning och incidenthantering under en tid om 12 månader räknat från tidpunkten för logg-händelsen.

Bevarandetid

Dina personuppgifter bevaras under samma period som anges i förhållande till respektive ovan angivet ändamål med behandlingen ovan av dina personuppgifter ovan. Personuppgifter i loggar bevaras för felsökning och incidenthantering under en tid om 12 månader räknat från tidpunkten för logg-händelsen.

MOTTAGARE SOM PERSONUPPGIFTER DELAS MED

När det är nödvändigt delar Lif personuppgifter med olika mottagare.

Tjänsteleverantörer

För att uppfylla ändamålen med behandlingen av personuppgifter delar Lif personuppgifter med tjänsteleverantörer som Lif har anlitat. Lif har uppdragit åt Staffing Facility Management i Stockholm AB, 559035-7900, (Staffing) att för Lifs räkning driva konferensanläggningen. Lif är personuppgiftsansvarig för behandlingen av personuppgifter som Staffing geomför på Lifs uppdrag i egenskap av personuppgiftsbiträde i samband med att Staffing driver konferensanläggningen.

Övriga mottagare

I vissa fall kan Lif, om det är nödvändigt, dela personuppgifter med andra mottagare för vissa ändamål (t.ex. för att uppfylla rättsliga skyldigheter eller för att hantera och bemöta rättsliga krav). Exempel på dessa mottagare är externa rådgivare, myndigheter, domstol, polisen och potentiella köpare eller säljare av företaget.

Mottagare: Myndigheter

Syfte: Vi kan lämna nödvändig information till myndigheter om vi är skyldiga enligt lag att göra det.

Laglig grund för överföringen: Rättslig förpliktelse. Behandlingen är nödvändig för att uppfylla rättsliga förpliktelser.

 

Mottagare: Externa rådgivare

Syfte: Vi kan lämna nödvändig information till externa rådgivare, t.ex. revisionsbyråer, advokatbyråer eller andra juristbyråer om vi är skyldiga enligt lag att göra det eller för att hantera eller bemöta rättsliga krav.

Laglig grund för överföringen: Rättslig förpliktelse och berät­tigat intresse. Behandlingen är nöd­vändig för att uppfylla rätts­liga förpliktelser alterna­tivt till­godose vårt berätti­gade intresse av att hantera och bemöta rätts­liga krav.

 

Mottagare: Domstol, motparter etc.

Syfte: För att hantera och bemöta rättsliga krav kan vi överföra uppgifter till andra parter.

Laglig grund för överföringen: Berättigat intresse. Behandlingen är nödvändig för att tillgodose vårt berättigade intresse av att hantera och bemöta rättsliga krav.

 

Mottagare: Rättsvårdande myndigheter, t.ex. Polisen 

Syfte: Vi kan dela personuppgifter med rättsvårdande myndigheter, t.ex. polisen om vi är skyldiga enligt lag att göra det.

Laglig grund för överföringen: Rättslig förpliktelse. Behandlingen är nödvändig för att uppfylla våra rättsliga förpliktelser.

 

Mottagare: Potentiella köpare och säljare

Syfte: Vi kan komma att dela information med potentiella köpare och säljare om vi skulle sälja hela eller delar av verksamheten eller vid en sammanslagning.

Laglig grund för överföringen: Berättigat intresse. Behandlingen är nödvändig för att tillgodose vårt berättigade intresse av att genomföra avyttringen eller sammanslagningen.